Directiva (UE) 2019/1937 (avertizori de integritate)Articolul 18 — Evidența raportărilor

(1) Statele membre se asigură că entitățile juridice din sectorul privat și din sectorul public și autoritățile competente păstrează evidența tuturor raportărilor primite, cu respectarea cerințelor privind confidențialitatea prevăzute la articolul 16. Raportările nu se păstrează pentru o perioadă mai lungă decât este necesar și proporțional pentru respectarea cerințelor impuse prin prezenta directivă sau altor cerințe impuse prin dreptul Uniunii sau dreptul intern. (2) În cazul în care pentru raportare se utilizează o linie telefonică sau un alt sistem de mesagerie vocală în care conversațiile sunt înregistrate, entitățile juridice din sectorul privat și din sectorul public și autoritățile competente au dreptul, sub rezerva consimțământului persoanei care efectuează raportarea, de a documenta raportarea orală în unul dintre următoarele moduri: (a) prin efectuarea unei înregistrări a conversației într-o formă durabilă și accesibilă; sau (b) printr-o transcriere completă și exactă a conversației, pregătită de membri ai personalului care sunt responsabili cu tratarea raportării. Entitățile juridice din sectorul privat și din sectorul public și autoritățile competente oferă persoanei care efectuează raportarea posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la transcrierea convorbirii prin semnarea acesteia. (3) În cazul în care pentru raportare se utilizează o linie telefonică sau un alt sistem de mesagerie vocală în care conversațiile nu sunt înregistrate, entitățile juridice din sectorul privat și din sectorul public și autoritățile competente au dreptul de a documenta raportarea orală sub forma unui proces-verbal exact al convorbirii, scris de membri ai personalului care sunt responsabili cu tratarea raportărilor. Entitățile juridice din sectorul privat și din sectorul public și autoritățile competente oferă persoanei care efectuează raportarea posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversației, prin semnarea acestuia. (4) În cazul în care o persoană solicită o întâlnire cu membri ai personalului entităților juridice din sectorul privat și din sectorul public sau al autorităților competente în scopul raportării în temeiul articolului 9 alineatul (2) și articolului 12 alineatul (2), entitățile juridice din sectorul privat și din sectorul public și autoritățile competente se asigură, sub rezerva consimțământului persoanei care efectuează raportarea, că se păstrează o evidență completă și exactă a întâlnirii într-o formă durabilă și accesibilă. Entitățile juridice din sectorul privat și din sectorul public și autoritățile competente au dreptul de a documenta întâlnirea într-unul dintre următoarele moduri: (a) prin efectuarea unei înregistrări a conversației într-o formă durabilă și accesibilă; sau (b) printr-un proces-verbal exact al întâlnirii, întocmit de membri ai personalului care sunt responsabili cu tratarea raportării. Entitățile juridice din sectorul privat și din sectorul public și autoritățile competente oferă persoanei care efectuează raportarea posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la procesul-verbal al întâlnirii, prin semnarea acestuia.